Skartace, skartování

Skartování se týká každého, od živnostníků až po velké společnosti. Začíná to skartováním různých seznamů zákazníků. Může se zdát, že dokumentů vlastně není tolik, ale seznamy zákazníků, různých citlivých dat jsou v každé firmě napěchované krabice. Těchto seznamů může být velké množství a mohou se lišit jen v maličkostech, které z pohledu skartace nejsou důležité.


Dále se skartace týká běžných institucí, jako jsou pošty, banky, úřady a další. Například banky mají dat a dokumentů obrovské množství. Jelikož v bankách jsou určitě jedny z nejcitlivějších informací a zároveň právě dokumenty stále přibývají a přibývají, tak se musí data skartovat. Nejdříve musí samozřejmě uplynout skartační lhůta, během které musí být dokumenty uloženy v archivu. Proto jsou skartace a archivace dat velice blízké procesy. V další části si právě archivaci dat přiblížíme. Banka tedy musí projít celý archiv a najít všechny dokumenty, kterým už vypršela skartační lhůta. Toto může být dost dlouhý a velice náročný proces, protože dokumenty nemusí být uloženy zrovna podle délky skartační lhůty, ale podle něčeho jiného. Pro usnadnění práce a pro přehlednost se dokumenty značkují.

 

Podle značky se hned pozná, co se má s dokumentem udělat. Některé se mají uložit do archivu, některé se mají zlikvidovat a u některých se ještě musí odborně rozhodnout, co se s nimi bude dít. Znak „A“ znamená Archiv, takže se dokument má uložit do archivu. Znak „S“ znamená Skart, takže se má dokument zlikvidovat. Znak „V“ znamená Výběr, to tedy značí poslední možnost.

 


Copyright (c) 2013  REISSWOLF, Developed by 5Q.